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SAP Web Intelligence - Report Bursting

12.09.2017  •  SAP Analytics

Berichtsverteilung mit Hilfe der Veröffentlichung (Report Bursting) – dynamische Empfänger auf Basis von WebIntelligence

Berichte können innerhalb des BI Launch Pad nachbestimmten Kriterien zerstückelt werden.

Diese Funktion wird mit Hilfe der Veröffentlichung (Publication) im BI Launch Pad vorgenommen.

Hier wird nur ein Masterbericht benötigt, diese dient als Ausgangsbericht, ein zweiter Bericht liefert die dazugehörigen Kriterien(dynamischer Empfänger).

z.B. Aufteilung nach Regionen (Süd, West, Ost, Nord West etc.) in PDF Form

PDF Dateien

Vorteile dieser „Reporting Bursting“ Methode

  • es werden keine Berichte dupliziert, bei Berichtsänderung ist nur der Masterbericht betroffen
  • bei der Auszuführung (Zeitsteuerung) kann direkt eine PDF oder Excel Datei erzeugt werden, auch hier sind keine separate Zeitsteuerungen erforderlich
  • die BI Platform und die verwendeten Quelldatenbanken werden durch Reduzierung der Abfragen geschont

Voraussetzung:

Folgende Schritte sind erforderlich

Anmeldung am BI Launch Pad

  1. Aufruf über > Neu > Veröffentlichung

BI Launch Pad

2. Namen und ggf. Beschreibung vergeben

BI Launch Pad

3. Quelldokument über „Hinzufügen“ auswählen (hier also den Masterbericht einsetzen)

BI Launch Pad

(es erscheint die bekannte Ordnerstruktur des BI Launch Pads)

BI Launch Pad

Nach der Auswahl des gewünschten Berichtes erscheinen weitere Menüeinträge

BI Launch Pad

In diesem Beispiel konzentrieren wir uns nur dynamischen Empfänger mit Hilfe eines weiteren Kriterienberichts. Dieser Bericht enthält die Struktur um die spätere Berichtszerstücklung vorzunehmen. In diesem Beispiel soll der Masterbericht nach den Regionen zerstückelt bzw. verteilt  werden

Berichtsstruktur

z.B. in Form von PDF Dateien

PDF Dateien

4. Hierzu den Menüpunkt dynamischer Empfänger auswählen

BI Launch Pad

Nach Auswahl des Berichts muss die Empfänger ID ausgewählt werden. Hier einfach die Spalte aus dem Kritierenbericht auswählen  - in diesem Fall den Geschäftsbereich mit den Inhalten wie Süd, West etc.

5. Auswahl Personalisierung – Verbindung Master- und Kriterienbericht

damit ist die Verbindung zum Masterbericht und Kriterien Bericht gemeint.

BI Launch Pad

In unserem Beispiel ist die Verbindung wie folgt

  • Master Bericht – Feld: Region
  • Kriterienbericht – Feld:Geschäftsbereich

Hinweis : im Masterbericht können auch Berichtsvariabeln genutzt werden, im Kriteriebericht ist das leider nicht möglich, hier gilt nur die Auswahl der Felder aus Universum

6. Format festlegen

BI Launch Pad

Das gewünschte Format (Excel, PDF etc.) wird festgelegt. Auch können die einzelnen Berichtsblätter nach Wunsch ausgewählt werden oder es wird der komplette Bericht zerstückelt (Standardeinstellung)

Ein weiterer Vorteil ist die Auswahl von mehreren Formaten (PDF und XLS) in einer Zeitsteuerung.

7. Ziele festlegen

BI Launch Pad

In diesem Bereich kann nun festgelegt werden wie der Bericht verteilt werden soll, folg. Optionen stehen zur Verfügung

  • Enterprise
  • BI Postbank (innerhalb des BI Launch Pad an bestimmte Anwender)
  • Email
  • FTP Server
  • Dateiserver

Das Beispiel zeigt die Versendung an ein Verzeichnis. Immer den UNC Pfad verwenden, Laufwerksbuchstaben werden von der BI Platform falsch interpretiert. Der BI Platform Server wird versuchen in seiner Verzeichnisstruktur die Berichte abzulegen.

Servername + Freigabe (falls erforderlich) + Verzeichnis

z.B. \S100XX01FT$tempBOXI

Im nächsten Bereich muss der Dateiname vergeben warden, im Gegensatz zur klassischen Zeitsteuerung müssen nun Werte für die Datei Zerstücklung angeben werden. In der Regel werden diese in der Werteliste „Platzhalter hinzufügen“ angezeigt, wenn diese in der Personalisierung ausgewählt wurden.

Sollte der Platzhalter fehlen, kann dieser auch eigenständig angegeben werden.

In unserem Beispiel soll der Bericht nach Region zerstückelt werden

z.B. %Geschäftsbereich - Ziele_FTE-VALUE%.%EXT%

PDF Dateien

der  gleiche Bericht kann aber eine Ebene Tiefer nach Niederlassung verteilt werden – in diesem Fall muss nur der Dateiname erweitert werden

z.B. %Geschäftsbereich-VALUE%_% Niederlassung-VALUE. EXT%

PDF Dateien

Hier stehen alle Berichtsfelder aus dem Kriteren Bericht zur Auswahl (ggf. nur nicht in der Werteliste – der Anwender muss diese manuell eintragen). Weitere Einstellungen wie die Auswahl der Ereignisse etc. werden in diesem Beispiel nicht beschrieben.

8. Starten der Zeitsteuerung

Nachdem alle Voreinstellungen getätigt wurden, kann die eigentliche Zeitsteuerung geplant bzw. ausgeführt werden

BI Launch Pad

Auswahl der Zeitsteuerung – entweder Menüpunkt „weitere Aktion“ oder rechte Maustaste

BI Launch Pad

Wiederholung festlegen – die restlichen Einstellungen wurden im Vorfeld vorgenommen und sollten als Default Werte hinterlegt sein. Falls noch nicht vorgenommen, hier nochmal die obigen beschriebenen Schritte wiederholen.

Dateiergebnis

im hinterlegten Verzeichnis werden die einzelnen Dateien von der Zeitsteuerung angelegt

PDF Dateien

Berichtsergebnis für Nord - West

Web Intelligence

Es wird nur die Region NORD WEST mit Ihren dazugehörigen Niederlassungen und Umsätzen angezeigt.

Bei Fragen oder Anmerkungen könnt Ihr uns gerne anschreiben.

04.09.17 Swen Göllner